Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:

DJK Dampfach 1961 e.V.
Rüglersweg 1, 97539 Dampfach
djkdampfach1961@gmail.com

2. Verarbeitete Daten und Zwecke

Diese Anwendung dient der Verwaltung des Vereins. Je nach Bereich werden folgende Daten verarbeitet:

Mitgliederverwaltung: Name, Mitgliedsnummer, Geschlecht, Geburts-, Eintritts- und Austrittsdaten, Anschrift, Kontaktdaten, Beitragsmodell und Zahlungsstatus, Bankverbindung und SEPA-Mandatsreferenz, Rollen im Verein, Familienverknüpfungen, Notizen und Dateianhänge sowie eine Änderungshistorie.
Online-Mitgliedsantrag: Angaben aus dem Antragsformular (Name, Geburtsdatum, Anschrift, E-Mail, Telefon, Beitragsmodell, gegebenenfalls Name und Telefon der erziehungsberechtigten Person, Kontoverbindung, Bemerkung) sowie der Zeitpunkt der Einwilligung.
Helfer und Veranstaltungen: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und eine freiwillige Bemerkung von Helferinnen und Helfern sowie deren Zuordnung zu Veranstaltungen, Aufgaben und Terminen.
Sportheimbelegung: Buchungen im Kalender mit Zeitraum, Art und Bezeichnung der Belegung.
Protokolle: Sitzungsprotokolle mit Teilnehmenden, Beschlüssen und Anhängen sowie der Versand als PDF per E-Mail.
Ewige Tabelle (Fußball): Namen von Spielerinnen und Spielern, Mannschaftszugehörigkeit sowie Spiele und Tore je Spieltag oder Jahr.
Benutzerkonten: Benutzername, E-Mail-Adresse, Rolle, Zeitpunkt des letzten Logins und technische Sitzungsdaten.

Die Verarbeitung erfolgt zur Mitgliederverwaltung, zur Beitragsverwaltung, zur Organisation des Vereinsbetriebs (Veranstaltungen, Sportheim, Sitzungen, Spielstatistik) und zur Absicherung des Zugangs zur Anwendung.

3. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt je nach Zweck auf Grundlage von

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses und zur Bearbeitung eines Mitgliedsantrags,
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bei freiwilligen Angaben und Einwilligungen, zum Beispiel bei der Anmeldung als Helferin oder Helfer,
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung rechtlicher Pflichten,
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen des Vereins, insbesondere der Organisation des Vereinsbetriebs und der sicheren Verwaltung der Anwendung.

4. Online-Mitgliedsantrag

Über das öffentliche Formular können Interessierte einen Mitgliedsantrag stellen. Die Angaben werden gespeichert und ausschließlich zur Bearbeitung des Antrags verwendet. Zum Abschluss muss die E-Mail-Adresse über einen zugesandten Link bestätigt werden (Double-Opt-In). Die Bestätigungs-E-Mail enthält einen Link, der nur begrenzt gültig ist.

Nicht bestätigte Anträge werden nach 7 Tagen automatisch gelöscht. Abgelehnte oder bereits als Mitglied übernommene Anträge werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Bei einer Übernahme werden die Daten in die Mitgliederverwaltung übertragen.

Zum Schutz vor automatisierten Anfragen wird die Zahl der Anfragen je Absender technisch begrenzt.

5. Helfer-Anmeldung und Veranstaltungen

Für Veranstaltungen kann der Verein einen öffentlichen Anmeldelink bereitstellen. Wer sich darüber einträgt, gibt Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer sowie optional eine Bemerkung an. Diese Daten werden gespeichert, um Aufgaben und Termine zu planen, Helferlisten zu erstellen und die Beteiligten zu kontaktieren.

Nach der Anmeldung kann eine Bestätigungs-E-Mail, gegebenenfalls mit Kalenderdatei (.ics), an die angegebene Adresse gesendet werden. Die verantwortlichen Personen im Verein können zusätzlich per E-Mail über neue Eintragungen informiert werden.

Die Kontaktdaten sind nur für berechtigte Vereinsmitarbeitende mit Bearbeitungsrechten sichtbar. Personen mit reinen Leserechten sehen sie nicht. In der Helferliste (Ausdruck oder PDF) erscheinen die Namen der eingetragenen Personen mit ihrer Aufgabe. Auf der öffentlichen Anmeldeseite wird bei jeder Aufgabe (bei Saisonveranstaltungen je Termin) der Vor- und Nachname der bereits angemeldeten Helfer angezeigt, damit Interessierte sehen, wo noch Unterstützung gebraucht wird. Diese Anzeige ist für alle sichtbar, die den Anmeldelink kennen. E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Bemerkung werden dort nie angezeigt. Mit der Eintragung stimmen Sie dieser Anzeige zu (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); die Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, dann wird Ihr Eintrag gelöscht. Die Eintragung kann jederzeit durch Mitteilung an den Verein gelöscht werden.

6. Weitere Funktionen

E-Mail-Versand: Die Anwendung versendet E-Mails über den vom Verein eingerichteten Mailserver, zum Beispiel Zugangsdaten, Bestätigungen, Protokolle als PDF und Geburtstagsgrüße. Aktive Mitglieder mit hinterlegter E-Mail-Adresse erhalten, sofern die Funktion aktiviert ist, am Geburtstag eine Glückwunschmail.
Kalenderabonnement: Berechtigte Benutzer können die Sportheimbelegung als Kalender abonnieren. Der Abruf erfolgt über einen persönlichen, geheimen Link. Der Link darf nicht weitergegeben werden.
Spielpläne: Heimspiele können aus öffentlich zugänglichen Spielplänen des Bayerischen Fußball-Verbands (BFV) übernommen werden. Dabei werden keine personenbezogenen Daten übertragen.
Exporte: Berechtigte können Daten als Excel- oder PDF-Datei exportieren. Diese Dateien sind vertraulich zu behandeln.

7. Anmeldung, Sitzungen und Cookies

Für angemeldete Benutzer wird ein technisch erforderliches Cookie gesetzt. Es dient ausschließlich der Aufrechterhaltung der Anmeldung und enthält keine Mitgliederdaten. Die Sitzung endet nach 30 Minuten ohne Aktivität, spätestens aber nach 12 Stunden, oder beim Abmelden. Es werden keine Cookies zu Werbe- oder Analysezwecken eingesetzt und keine Tracking- oder Analysedienste verwendet. Auch eine Einbindung externer Schriftarten oder Skripte findet nicht statt.

Beim Aufruf der Seiten werden durch den Server technisch bedingt Verbindungsdaten (zum Beispiel IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite) verarbeitet. Dies dient dem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Benachrichtigungen (Push): Angemeldete Benutzer können auf einem Gerät freiwillig Push-Benachrichtigungen einschalten, zum Beispiel bei einem neuen Mitgliedsantrag, einer neuen Helfer-Eintragung oder wenn zu einer Veranstaltung noch Helfer fehlen. Dafür wird nach Ihrer Zustimmung im Browser eine technische Geräte-Adresse des Push-Dienstes Ihres Browser- oder Geräteherstellers (zum Beispiel Google, Apple oder Mozilla) samt Schlüsseln gespeichert und mit Ihrem Benutzerkonto verknüpft. Die Nachrichten enthalten keine Namen oder Kontaktdaten, sondern nur allgemeine Hinweise. Zur Zustellung laufen sie über den jeweiligen Push-Dienst, der seinen Sitz auch außerhalb der EU haben kann. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Sie können die Benachrichtigungen jederzeit in der App ausschalten oder im Browser widerrufen; das Abo wird dann gelöscht. Hierfür werden keine Cookies verwendet.

8. Zugriff und Empfänger

Der Zugriff auf die Anwendung ist auf Personen mit Benutzerkonto beschränkt und nach Rollen abgestuft (Benutzer mit Leserechten, Level 1, Level 2, Administrator). Jede Person sieht und bearbeitet nur die Bereiche, für die sie berechtigt ist.

Die Daten werden auf dem Server verarbeitet, auf dem diese Anwendung betrieben wird. Hosting-Anbieter ist Uberspace (uberspace.de), mit dem ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung besteht beziehungsweise abzuschließen ist. Eine Übermittlung an weitere Dritte erfolgt nur, wenn dies gesetzlich erlaubt oder erforderlich ist, zum Beispiel an den Verband zur Bestandsmeldung. Eine Übermittlung von Mitgliederdaten in Länder außerhalb der EU findet durch den Verein nicht statt; für freiwillig eingeschaltete Push-Benachrichtigungen gilt Abschnitt 7.

9. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie sie für die genannten Zwecke erforderlich sind oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Mitgliederdaten: für die Dauer der Mitgliedschaft; danach gelöscht oder eingeschränkt, soweit Aufbewahrungsfristen (zum Beispiel für Buchführungsunterlagen) bestehen.
Mitgliedsanträge: siehe Abschnitt 4.
Helferdaten: so lange, wie sie zur Planung, Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung erforderlich sind, oder bis zur Löschung auf Wunsch.
Protokolle und Spielstatistiken: Sie bleiben als Vereinsunterlagen erhalten. Namen können auf Verlangen berichtigt oder entfernt werden, soweit dem keine berechtigten Interessen entgegenstehen.
Benutzerkonten: bis zur Löschung des Kontos durch einen Administrator.
Push-Abos: bis zum Ausschalten der Benachrichtigungen, zur Löschung des Kontos oder bis der Push-Dienst das Abo als ungültig meldet.

10. Ihre Rechte

Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen. Erteilte Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an:

djkdampfach1961@gmail.com

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, in Bayern beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA).

Die Bereitstellung der Daten im Mitgliedsantrag ist für den Abschluss der Mitgliedschaft erforderlich. Angaben bei der Helfer-Anmeldung sind freiwillig, ohne Name und eine Kontaktmöglichkeit ist eine Eintragung jedoch nicht möglich.

11. Datensicherheit

Die Anwendung verwendet verschlüsselte Übertragung (HTTPS), eine rollenbasierte Zugriffskontrolle, verschlüsselt gespeicherte Passwörter, abgesicherte Sitzungen, eine Begrenzung von Anmeldeversuchen sowie weitere technische Schutzmaßnahmen gegen unberechtigten Zugriff.

12. Aktualisierung

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich die Verarbeitung oder die rechtlichen Anforderungen ändern.

Stand: 04.11.2026